Heb je een vergunning nodig om een festival te organiseren?

Wil je een festival, bedrijfsfeest of bruiloft organiseren op een parkeerplaats, bedrijfsterrein, sportveld of in een ruime tuin? Dan is een van de eerste vragen: heb je daar een vergunning voor nodig?

Het antwoord hangt af van de locatie, de gemeente en de invulling van het evenement. Soms is geen toestemming nodig, soms volstaat een melding en in andere gevallen moet je een evenementenvergunning of aanvullende ontheffing aanvragen.

Wanneer heb je geen evenementenvergunning nodig?

Een kleinschalig en besloten feest op eigen terrein kan in sommige gemeenten zonder evenementenvergunning worden georganiseerd. Bijvoorbeeld een verjaardag in de tuin of een kleine bedrijfsborrel waarvoor alleen genodigden toegang hebben.

Dat een feest besloten is, betekent echter niet automatisch dat er geen regels gelden. De gemeente kan alsnog voorwaarden stellen wanneer je bijvoorbeeld:

• versterkte muziek gebruikt• een grote tent, podium of andere tijdelijke constructie plaatst• veel bezoekers ontvangt• alcohol schenkt of verkoopt• extra verkeersdrukte of parkeeroverlast veroorzaakt• tot laat in de avond doorgaat

Controleer daarom altijd vooraf de regels van de gemeente waarin het evenement plaatsvindt.

Wanneer heb je wel een vergunning of melding nodig?

Een melding of evenementenvergunning is vaker nodig wanneer het evenement openbaar toegankelijk is of merkbare gevolgen heeft voor de omgeving.

Denk bijvoorbeeld aan:

• een buurtfeest of openbaar festival• een evenement op een plein, straat of ander openbaar terrein• een feest met versterkt geluid of live muziek• een evenement waarvoor een straat of parkeerterrein wordt afgesloten• een grotere tent, podium of tribune• een groot aantal bezoekers of veel verkeersbewegingen

De precieze grens tussen vergunningvrij, meldingsplichtig en vergunningsplichtig verschilt per gemeente. Ook de aanvraagtermijn kan verschillen. Begin daarom niet pas enkele weken voor het evenement met de controle.

Benieuwd hoe een compleet bedrijfsfestival op eigen locatie eruit kan zien? Bekijk onze mogelijkheden voor bedrijfsfeesten.

Geluid, eindtijd en omwonenden

Bij een Festival Op Locatie is geluid vaak een belangrijk onderdeel van de beoordeling. Gemeenten kunnen voorwaarden stellen aan het maximale geluidsniveau, de plaatsing van speakers en de eindtijd van de muziek.

Daar bestaat geen landelijke standaardtijd voor. Wat mogelijk is, hangt onder meer af van de locatie, de afstand tot woningen en de gemeentelijke regels.

Een slimme terreinindeling kan veel verschil maken. Door het podium en de speakers van woningen af te richten, de lage tonen goed af te stemmen en omwonenden vooraf te informeren, verklein je de kans op overlast en klachten.

Veiligheid en inrichting van het terrein

Bij grotere evenementen kan de gemeente vragen om een plattegrond, draaiboek of veiligheidsplan. Daarop moeten bijvoorbeeld de volgende onderdelen zichtbaar zijn:

• Toegangswegen voor hulpdiensten

• Nooduitgangen en vluchtwegen

• Tenten, podia, bars en foodtrucks

• Stroomvoorzieningen en kabelroutes• toiletten en watervoorzieningen

• EHBO en brandblusmiddelen

• Parkeerplaatsen en verkeersstromen

Deze onderdelen zijn niet alleen belangrijk voor de vergunning. Ze zorgen er ook voor dat de opbouw soepel verloopt en het evenement veilig en overzichtelijk blijft.

Word je op dit punt al duizelig van alle regels, vergunningen en praktische zaken? Je bent niet de enige. Neem contact met ons op en laat ons het overzicht voor je creëren, zodat jij je kunt genieten van de voorpret van het evenement.

Heb je nog andere vergunningen of ontheffingen nodig?

Naast een evenementenvergunning kunnen aanvullende toestemmingen nodig zijn. Denk aan een ontheffing voor geluid, toestemming voor het schenken of verkopen van alcohol, toestemming van de eigenaar van de locatie of regels voor tijdelijke bouwwerken.

Welke aanvragen nodig zijn, hangt volledig af van het evenement. Maak daarom eerst een compleet plan en controleer daarna welke regels daarop van toepassing zijn. Dat werkt beter dan iedere leverancier afzonderlijk iets laten regelen.

Begin op tijd

Voor een klein besloten feest is soms geen evenementenvergunning nodig. Voor grotere bedrijfsfeesten, bruiloften en festivals op locatie is vaak minimaal een controle of melding nodig. Zodra er versterkte muziek, tijdelijke constructies, alcohol, openbaar terrein of grotere bezoekersaantallen bij komen kijken, kunnen aanvullende voorwaarden gelden.

Begin daarom vroeg met de locatiecheck. Zo voorkom je dat de vergunning, geluidsregels of inrichting pas een probleem worden nadat de leveranciers al zijn vastgelegd.

Een festival organiseren zonder alles zelf uit te zoeken?

Festival Op Locatie organiseert complete bedrijfsfeesten, bruiloften en festivals op een locatie naar keuze. We denken mee over de terreinindeling, stroom, sanitair, tenten, techniek, catering, bars en de praktische informatie die nodig is voor een vergunningaanvraag.

Zo heb je één partij voor de volledige productie en weet je vooraf wat er op jouw locatie mogelijk is.

Vertel ons waar je het evenement wilt organiseren en ontvang een eerste inschatting van de mogelijkheden en het benodigde budget.