Bedrijfsfeest op locatie organiseren: dé complete checklist

Een bedrijfsfestival organiseren op een eigen parkeerplaats, bedrijfsterrein, sportveld of andere locatie geeft veel vrijheid. Je bepaalt zelf de sfeer, de indeling en het programma. Bovendien voelt een festival op eigen terrein vaak persoonlijker dan een standaard feestlocatie.

Daar staat tegenover dat je vrijwel alles zelf moet creëren. Denk aan beschutting, stroom, sanitair, catering, techniek, veiligheid en logistiek. Juist daarom is een goede voorbereiding belangrijk.

In deze checklist lees je welke stappen nodig zijn om een bedrijfsfestival soepel en professioneel te organiseren.

1. Bepaal het doel van het bedrijfsfestival

Begin niet met tenten, foodtrucks of entertainment. Bepaal eerst waarom je het festival organiseert.

Mogelijke doelen zijn:

• Medewerkers bedanken

• Een jubileum vieren

• Teams met elkaar verbinden

• Een nieuw bedrijfsonderdeel introduceren

• Klanten en relaties ontvangen

• Een familiedag organiseren

Het doel bepaalt welke sfeer, programmering en locatie het beste passen. Een informeel personeelsfeest vraagt om een andere opzet dan een relatie evenement of jubileumfestival.

Denk ook na over de gewenste uitstraling. Moet het festival ontspannen en laagdrempelig voelen, of juist exclusief en indrukwekkend?

2. Bepaal het aantal gasten en het budget

Het verwachte aantal gasten is bepalend voor vrijwel ieder onderdeel van het evenement.

Denk aan:

• De benodigde oppervlakte

• Het aantal barren en uitgiftepunten

• De capaciteit van de catering

• Het aantal toiletten

• De grootte van de tent of overkapping

• De hoeveelheid meubilair

• De benodigde techniek en stroomvoorziening

Bepaal daarnaast vooraf welk budget beschikbaar is. Een realistisch budget voorkomt dat er veel tijd wordt besteed aan plannen die later niet uitvoerbaar blijken.

Kijk daarbij niet alleen naar entertainment en aankleding. Ook transport, personeel, stroom, sanitair, opbouw en afbouw vormen een belangrijk deel van de totale kosten.

Lees ook: Wat kost het organiseren van een festival op locatie?

3. Controleer of de locatie geschikt is

Een groot terrein is niet automatisch een geschikte festivallocatie. De bruikbare ruimte en bereikbaarheid zijn minstens zo belangrijk.

Controleer vooraf:

• Hoeveel vlakke en bruikbare ruimte beschikbaar is

• Of vrachtwagens en foodtrucks het terrein kunnen bereiken

• Of de ondergrond geschikt is voor zwaar materieel

• Waar gasten en leveranciers kunnen parkeren

• Of er voldoende afstand is tot omliggende woningen

• Waar tenten, barren, podia en toiletten geplaatst kunnen worden

• Of hulpdiensten het terrein kunnen bereiken

Ook obstakels zoals bomen, lantaarnpalen, hekken, hoogteverschillen en smalle doorgangen kunnen invloed hebben op de indeling.

Een locatiebezoek voorkomt dat praktische problemen pas tijdens de opbouw zichtbaar worden.

Bekijk de mogelijkheden voor een bedrijfsfeest op eigen locatie.

4. Maak een logische terreinindeling

Een goede terreinindeling zorgt ervoor dat gasten zich vanzelf prettig over het festival bewegen.

Plaats de belangrijkste onderdelen niet willekeurig, maar kijk naar de samenhang tussen:

• De entree

• De centrale verblijfsruimte

• De bar

• De catering

• Het podium of de dj

• Zitplaatsen en rustige plekken

• Toiletten

• Afvalpunten

• Nooduitgangen

• Leveranciersroutes

Voorkom dat wachtrijen voor de bar en catering elkaar kruisen. Plaats toiletten goed bereikbaar, maar niet direct naast de catering of belangrijkste verblijfsruimte.

Houd tijdens de indeling ook rekening met bevoorrading. Personeel moet voorraad kunnen aanvullen zonder steeds door het publiek te lopen.

5. Zorg voor een goed slechtweerplan

Bij een bedrijfsfestival in Nederland moet je rekening houden met regen, wind, kou en hitte.

Een goed slechtweerplan bestaat niet alleen uit een tent. Denk ook aan:

• Voldoende overdekte capaciteit voor alle gasten

• Zijwanden die bij regen of wind geplaatst kunnen worden

• Een stevige en droge ondergrond

• Verwarming tijdens koude avonden

• Schaduw en ventilatie tijdens warme dagen

• Bescherming van techniek en stroomvoorzieningen

• Verankering van tijdelijke constructies

Bepaal vooraf welke onderdelen bij slecht weer aangepast worden. Daarmee voorkom je dat op de evenementdag onder tijdsdruk beslissingen moeten worden genomen.

6. Bereken de stroomvoorziening

Een bedrijfsfestival vraagt vaak meer stroom dan vooraf wordt verwacht.

Stroom is bijvoorbeeld nodig voor:

• Geluid en verlichting

• Koelingen en tapinstallaties

• Foodtrucks en cateringapparatuur

• Koffiemachines

• Verwarming

• Toiletwagens

Breng eerst in kaart welke aansluitingen op de locatie aanwezig zijn. Daarna kan worden berekend hoeveel aanvullend vermogen nodig is.

Gebruik niet zomaar verschillende apparaten op dezelfde groep. Overbelasting kan leiden tot uitval van de bar, catering of techniek.

Wanneer de vaste stroomvoorziening onvoldoende is, kunnen professionele aggregaten worden ingezet. Deze moeten ruim voldoende capaciteit hebben en op een veilige, goed gekozen plek staan.

Liever alles uit handen geven? Neem contact met ons op voor een oriënterend gesprek.

7. Regel voldoende sanitair en water

Bestaande toiletten in een kantoor of bedrijfspand zijn niet altijd geschikt voor een groot evenement.

Controleer:

• Hoeveel toiletten beschikbaar zijn

• Of deze tijdens het evenement toegankelijk blijven

• Of gasten door werkruimtes moeten lopen

• Of extra toiletvoorzieningen nodig zijn

• Of er een rioolaansluiting beschikbaar is

• Of voldoende waterdruk aanwezig is

Afhankelijk van de locatie kan worden gewerkt met een toiletwagen, losse toiletcabines of een vacuümsysteem.

Vergeet ook de waterbehoefte van barren en catering niet. Lange slangen en beperkte waterdruk kunnen in de praktijk voor problemen zorgen.

8. Kies catering die past bij het aantal gasten

Foodtrucks passen goed bij de uitstraling van een bedrijfsfestival, maar niet iedere combinatie werkt voor iedere groepsgrootte.

Let bij de catering op:

• De uitgiftecapaciteit per uur

• De bereidingstijd van de gerechten

• Het aantal keuzemogelijkheden

• De beschikbare stroom en watervoorziening

• De ruimte voor wachtrijen

• Dieetwensen en allergieën

• De duur van het eetmoment

Te veel verschillende gerechten kunnen de uitgifte vertragen. Bij grotere groepen werkt een beperkt en goed voorbereid menu vaak beter dan een zeer uitgebreide keuze.

Zorg ervoor dat de totale capaciteit van de catering aansluit op het programma. Wanneer iedereen op hetzelfde moment wil eten, zijn meer uitgiftepunten nodig.

Klik hier voor ons aanbod aan foodtrucks. Zonder gedoe geregeld door één partij.

9. Bereken de capaciteit van de bar

Een te kleine bar zorgt direct voor lange wachtrijen en onrust.

De benodigde capaciteit hangt af van:

• Het aantal gasten

• De duur van het evenement

• Het assortiment

• Het aantal piekmomenten

• Het aantal medewerkers achter de bar

• De positie van koelingen en voorraad

Plaats koelingen en fusten zo dicht mogelijk bij de bar. Een mooie baropstelling heeft weinig waarde wanneer medewerkers voortdurend grote afstanden moeten afleggen.

Denk ook na over glaswerk, afval, spoelmogelijkheden en de bevoorrading tijdens het evenement.

Besteden jullie de bar liever uit? Klik hier voor meer informatie en om zonder gedoe een bar met personeel en onbeperkt drank aan te vragen.

10. Kies passende techniek en entertainment

Licht, geluid en entertainment moeten aansluiten bij de grootte van het terrein en het programma.

Een groter geluidssysteem is niet altijd beter. Belangrijker zijn:

• Een gelijkmatige geluidsverdeling

• De juiste plaatsing van speakers

• Een goede verstaanbaarheid tijdens toespraken

• Voldoende geluid op de dansvloer

• Zo min mogelijk overlast voor de omgeving

• Professionele bediening van de techniek

Verlichting bepaalt daarnaast voor een groot deel de sfeer. Combineer warme sfeerverlichting met functioneel licht langs looproutes, toiletten en parkeerplaatsen.

Entertainment kan bestaan uit een dj, liveband, spellen, acts, workshops of activiteiten voor kinderen. Kies alleen onderdelen die passen bij de doelgroep en het doel van het festival.

11. Controleer vergunningen en gemeentelijke regels

Of een melding of vergunning nodig is, hangt af van de gemeente, de locatie en de invulling van het evenement.

De gemeente kan onder andere kijken naar:

• Het aantal bezoekers

• Versterkte muziek

• De eindtijd

• Tenten en tijdelijke constructies

• Alcoholverstrekking

• Brandveiligheid

• Verkeer en parkeren

• De impact op omwonenden

Ook een besloten bedrijfsfeest op eigen terrein is niet automatisch vergunningvrij. Controleer daarom altijd ruim op tijd welke regels gelden.

Informeer omwonenden vooraf over het evenement, de verwachte eindtijd en een bereikbaar telefoonnummer. Dat voorkomt veel onduidelijkheid en mogelijke klachten.

Lees ook: Heb je een vergunning nodig om een festival te organiseren?

12. Maak een planning voor opbouw en afbouw

De evenementdag begint vaak al lang voordat de eerste gast arriveert.

Maak een duidelijke planning voor:

• De levering van tenten en vloeren

• De opbouw van barren en catering

• De plaatsing van toiletvoorzieningen

• De aanleg van stroom en water

• De opbouw van licht en geluid

• De levering van meubilair en decoratie

• De soundcheck en technische controle

• De bevoorrading van bar en catering

• De afbouw en het ophalen van materialen

Voorkom dat alle leveranciers tegelijkertijd aankomen. Een gefaseerde planning voorkomt opstoppingen en zorgt dat onderdelen in de juiste volgorde worden opgebouwd.

Plan voldoende tijd in voor onverwachte situaties. Op locatie duurt vrijwel alles langer dan op papier.

13. Maak een draaiboek voor de evenementdag

In het draaiboek leg je vast wat er wanneer gebeurt en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Neem daarin op:

• De contactgegevens van alle leveranciers

• De aankomsttijden

• Het programma

• De starttijden van catering en entertainment

• De verantwoordelijke personen per onderdeel

• Veiligheidsafspraken

• Noodnummers

• Het slechtweerscenario

• De eindtijd en afbouwplanning

Zorg dat niet alleen de organisator, maar ook de belangrijkste leveranciers over de juiste versie beschikken.

Een draaiboek hoeft niet onnodig uitgebreid te zijn. Het moet vooral duidelijk maken wie op welk moment actie onderneemt.

14. Wijs één verantwoordelijke producent aan

Het inhuren van goede leveranciers betekent nog niet automatisch dat het evenement als geheel soepel verloopt.

Tijdens de voorbereiding en uitvoering is iemand nodig die het overzicht houdt en beslissingen neemt.

Denk aan vragen zoals:

• Wie bepaalt de definitieve terreinindeling?

• Wie controleert of alle stroombehoeften zijn meegenomen?

• Wie stuurt leveranciers tijdens de opbouw aan?

• Wie bewaakt het programma?

• Wie lost problemen op zonder de opdrachtgever ermee te belasten?

• Wie controleert of alles veilig en volgens planning verloopt?

Zonder centrale regie ontstaat het risico dat iedere leverancier alleen naar zijn eigen onderdeel kijkt. Juist bij een festival op eigen locatie is één verantwoordelijke partij voor de volledige productie daarom vaak de veiligste en meest ontspannen keuze.

Festival Op Locatie verzorgt niet alleen de inrichting, maar ook de bar, catering, techniek, entertainment en praktische productie. Zo sluiten alle onderdelen op elkaar aan en heb je één aanspreekpunt.

Bekijk onze mogelijkheden voor bedrijfsfeesten en bedrijfsfestivals.

Hoe lang van tevoren moet je beginnen?

Voor een kleiner bedrijfsfestival is enkele maanden voorbereiding vaak haalbaar. Bij grotere evenementen, populaire data of complexe locaties is meer voorbereidingstijd verstandig.

Begin zo vroeg mogelijk wanneer:

• Een vergunning nodig kan zijn

• Er grote tenten of tijdelijke constructies nodig zijn

• Het evenement in het voorjaar of de zomer plaatsvindt

• Je specifieke foodtrucks, artiesten of leveranciers wilt vastleggen

• De locatie nog volledig moet worden onderzocht

Vroeg beginnen geeft meer keuze en voorkomt dure oplossingen onder tijdsdruk.

Een bedrijfsfestival volledig laten organiseren

Een bedrijfsfestival op eigen locatie organiseren geeft veel vrijheid, maar vraagt ook om ervaring, voorbereiding en centrale regie.

Festival Op Locatie verzorgt complete bedrijfsfestivals op een locatie naar keuze. We combineren onder meer tenten, inrichting, barren, catering, techniek, stroomvoorziening, sanitair en praktische productie in één plan.

Vooraf brengen we de locatie, mogelijkheden en aandachtspunten in kaart. Tijdens de opbouw en het evenement sturen wij de volledige productie aan. Daardoor hoef je niet zelf tussen verschillende leveranciers te schakelen en kun je samen met je collega’s van het festival genieten.

Vertel ons waar je het bedrijfsfestival wilt organiseren en ontvang een eerste inschatting van de mogelijkheden en het benodigde budget.