Bedrijfsfeest op locatie organiseren: dé complete checklist

Een bedrijfsfeest op jullie eigen locatie geeft veel vrijheid. Van een borrel op het parkeerterrein tot een compleet bedrijfsfestival. Samen kiezen we de sfeer, de indeling en het programma dat bij jullie collega’s past.

Op eigen terrein vragen ook beschutting, stroom, sanitair, catering en logistiek aandacht. Die onderdelen bekijken we in samenhang. Festival Op Locatie helpt met het denkwerk, de planning en de afgesproken uitvoering.

Deze checklist laat zien welke keuzes we samen bespreken. Jullie hoeven zelf geen technisch productieplan te maken. Vertel ons wat jullie willen vieren, waar en met hoeveel gasten. Wij helpen om daar een passend plan van te maken.

1. Wat willen jullie vieren?

Een jubileum, een bedankje voor het team of een familiedag vraagt telkens om een andere invulling. Het doel is ons vertrekpunt voor de samenstelling.

Mogelijke doelen zijn:

• Medewerkers bedanken

• Een jubileum vieren

• Teams met elkaar verbinden

• Een nieuw bedrijfsonderdeel introduceren

• Klanten en relaties ontvangen

• Een familiedag organiseren

Het doel bepaalt welke sfeer, programmering en locatie het beste passen. Een informeel personeelsfeest vraagt om een andere opzet dan een relatie evenement of jubileumfestival.

Denk ook na over de gewenste uitstraling. Moet het festival ontspannen en laagdrempelig voelen, of juist exclusief en indrukwekkend?

2. Hoeveel gasten verwachten jullie?

Het verwachte aantal gasten is bepalend voor vrijwel ieder onderdeel van het evenement.

Denk aan:

• De benodigde oppervlakte

• Het aantal barren en uitgiftepunten

• De capaciteit van de catering

• Het aantal toiletten

• De grootte van de tent of overkapping

• De hoeveelheid meubilair

• De benodigde techniek en stroomvoorziening

Een eerste inschatting van het aantal gasten, de duur en jullie wensen is genoeg om het gesprek te beginnen. Daarna maken we de kostenfactoren concreet. Er is geen verplicht standaardpakket.

Kijk daarbij niet alleen naar entertainment en aankleding. Ook transport, personeel, stroom, sanitair, opbouw en afbouw vormen een belangrijk deel van de totale kosten.

Lees ook: Wat kost het organiseren van een festival op locatie?

3. Wat kan er op jullie locatie?

Een groot terrein is niet automatisch een geschikte festivallocatie. De bruikbare ruimte en bereikbaarheid zijn minstens zo belangrijk.

Controleer vooraf:

• Hoeveel vlakke en bruikbare ruimte beschikbaar is

• Of vrachtwagens en foodtrucks het terrein kunnen bereiken

• Of de ondergrond geschikt is voor zwaar materieel

• Waar gasten en leveranciers kunnen parkeren

• Of er voldoende afstand is tot omliggende woningen

• Waar tenten, barren, podia en toiletten geplaatst kunnen worden

• Of hulpdiensten het terrein kunnen bereiken

Ook obstakels zoals bomen, lantaarnpalen, hekken, hoogteverschillen en smalle doorgangen kunnen invloed hebben op de indeling.

Tijdens de voorbereiding bekijken we de locatie en praktische aandachtspunten. Een locatiebezoek helpt om de indeling en uitvoering concreet te maken.

Bekijk de mogelijkheden voor een bedrijfsfeest op eigen locatie.

4. Hoe verdelen we de ruimte?

Een goede terreinindeling zorgt ervoor dat gasten zich vanzelf prettig over het festival bewegen.

Plaats de belangrijkste onderdelen niet willekeurig, maar kijk naar de samenhang tussen:

• De entree

• De centrale verblijfsruimte

• De bar

• De catering

• Het podium of de dj

• Zitplaatsen en rustige plekken

• Toiletten

• Afvalpunten

• Nooduitgangen

• Leveranciersroutes

Voorkom dat wachtrijen voor de bar en catering elkaar kruisen. Plaats toiletten goed bereikbaar, maar niet direct naast de catering of belangrijkste verblijfsruimte.

Houd tijdens de indeling ook rekening met bevoorrading. Personeel moet voorraad kunnen aanvullen zonder steeds door het publiek te lopen.

5. Wat doen we bij regen, wind of hitte?

Bij een bedrijfsfestival in Nederland moet je rekening houden met regen, wind, kou en hitte.

Een goed slechtweerplan bestaat niet alleen uit een tent. Denk ook aan:

• Voldoende overdekte capaciteit voor alle gasten

• Zijwanden die bij regen of wind geplaatst kunnen worden

• Een stevige en droge ondergrond

• Verwarming tijdens koude avonden

• Schaduw en ventilatie tijdens warme dagen

• Bescherming van techniek en stroomvoorzieningen

• Verankering van tijdelijke constructies

Bepaal vooraf welke onderdelen bij slecht weer aangepast worden. Daarmee voorkom je dat op de evenementdag onder tijdsdruk beslissingen moeten worden genomen.

6. Welke stroomvoorzieningen zijn nodig?

Een bedrijfsfestival vraagt vaak meer stroom dan vooraf wordt verwacht.

Stroom is bijvoorbeeld nodig voor:

• Geluid en verlichting

• Koelingen en tapinstallaties

• Foodtrucks en cateringapparatuur

• Koffiemachines

• Verwarming

• Toiletwagens

Jullie delen welke aansluitingen aanwezig zijn. Wij brengen de stroombehoefte van de gekozen onderdelen samen en laten de benodigde verdeling en eventuele aanvulling beoordelen.

Gebruik niet zomaar verschillende apparaten op dezelfde groep. Overbelasting kan leiden tot uitval van de bar, catering of techniek.

Zijn de aanwezige aansluitingen onvoldoende, dan bekijken we een aanvullende stroomvoorziening. Capaciteit, plaatsing en kabelroutes horen bij de technische voorbereiding.

Liever alles uit handen geven? Neem contact met ons op voor een oriënterend gesprek.

7. Zijn water en sanitair geregeld?

Bestaande toiletten in een kantoor of bedrijfspand zijn niet altijd geschikt voor een groot evenement.

Controleer:

• Hoeveel toiletten beschikbaar zijn

• Of deze tijdens het evenement toegankelijk blijven

• Of gasten door werkruimtes moeten lopen

• Of extra toiletvoorzieningen nodig zijn

• Of er een rioolaansluiting beschikbaar is

• Of voldoende waterdruk aanwezig is

Als aanvullend sanitair nodig is, bekijken we een passende oplossing. Bij een toiletwagen nemen we ook de benodigde stroom, watertoevoer en afvoer mee. Aanwezige aansluitingen zijn daarbij het uitgangspunt.

Vergeet ook de waterbehoefte van barren en catering niet. Lange slangen en beperkte waterdruk kunnen in de praktijk voor problemen zorgen.

8. Welk eetmoment past bij het programma?

Foodtrucks passen goed bij de uitstraling van een bedrijfsfestival, maar niet iedere combinatie werkt voor iedere groepsgrootte.

Let bij de catering op:

• De uitgiftecapaciteit per uur

• De bereidingstijd van de gerechten

• Het aantal keuzemogelijkheden

• De beschikbare stroom en watervoorziening

• De ruimte voor wachtrijen

• Dieetwensen en allergieën

• De duur van het eetmoment

Te veel verschillende gerechten kunnen de uitgifte vertragen. Bij grotere groepen werkt een beperkt en goed voorbereid menu vaak beter dan een zeer uitgebreide keuze.

Zorg ervoor dat de totale capaciteit van de catering aansluit op het programma. Wanneer iedereen op hetzelfde moment wil eten, zijn meer uitgiftepunten nodig.

Klik hier voor ons aanbod aan foodtrucks. Zonder gedoe geregeld door één partij.

9. Hoe verzorgen we de drankjes?

Een te kleine bar zorgt direct voor lange wachtrijen en onrust.

De benodigde capaciteit hangt af van:

• Het aantal gasten

• De duur van het evenement

• Het assortiment

• Het aantal piekmomenten

• Het aantal medewerkers achter de bar

• De positie van koelingen en voorraad

Plaats koelingen en fusten zo dicht mogelijk bij de bar. Een mooie baropstelling heeft weinig waarde wanneer medewerkers voortdurend grote afstanden moeten afleggen.

Denk ook na over glaswerk, afval, spoelmogelijkheden en de bevoorrading tijdens het evenement.

Besteden jullie de bar liever uit? Bekijk Bar Op Locatie en de mogelijkheden voor drankjes en service.

10. Welke techniek en beleving passen erbij?

Licht, geluid en entertainment moeten aansluiten bij de grootte van het terrein en het programma.

Een groter geluidssysteem is niet altijd beter. Belangrijker zijn:

• Een gelijkmatige geluidsverdeling

• De juiste plaatsing van speakers

• Een goede verstaanbaarheid tijdens toespraken

• Voldoende geluid op de dansvloer

• Zo min mogelijk overlast voor de omgeving

• Professionele bediening van de techniek

Verlichting bepaalt daarnaast voor een groot deel de sfeer. Combineer warme sfeerverlichting met functioneel licht langs looproutes, toiletten en parkeerplaatsen.

Een DJ, liveband, spellen of andere passende entertainmentkeuzes geven het programma een eigen invulling. We bespreken wat bij de gasten en de beschikbare ruimte past.

11. Welke lokale regels moeten worden gecontroleerd?

Of een melding of vergunning nodig is, hangt af van de gemeente, de locatie en de invulling van het evenement.

De gemeente kan onder andere kijken naar:

• Het aantal bezoekers

• Versterkte muziek

• De eindtijd

• Tenten en tijdelijke constructies

• Alcoholverstrekking

• Brandveiligheid

• Verkeer en parkeren

• De impact op omwonenden

Ook een besloten bedrijfsfeest op eigen terrein is niet automatisch vergunningvrij. Controleer daarom altijd ruim op tijd welke regels gelden.

Informeer omwonenden vooraf over het evenement, de verwachte eindtijd en een bereikbaar telefoonnummer. Dat voorkomt veel onduidelijkheid en mogelijke klachten.

Lees ook: Heb je een vergunning nodig om een festival te organiseren?

12. Wanneer kunnen we opbouwen en afbouwen?

De evenementdag begint vaak al lang voordat de eerste gast arriveert.

Maak een duidelijke planning voor:

• De levering van tenten en vloeren

• De opbouw van barren en catering

• De plaatsing van toiletvoorzieningen

• De aanleg van stroom en water

• De opbouw van licht en geluid

• De levering van meubilair en decoratie

• De soundcheck en technische controle

• De bevoorrading van bar en catering

• De afbouw en het ophalen van materialen

Voorkom dat alle leveranciers tegelijkertijd aankomen. Een gefaseerde planning voorkomt opstoppingen en zorgt dat onderdelen in de juiste volgorde worden opgebouwd.

We bespreken de beschikbare opbouwtijd, bereikbaarheid en het gebruik van het terrein vóór en na het feest. De productieplanning houdt rekening met de volgorde waarin de gekozen onderdelen worden opgebouwd.

13. Wie doet wat op de dag zelf?

In het draaiboek leg je vast wat er wanneer gebeurt en wie waarvoor verantwoordelijk is.

Neem daarin op:

• De contactgegevens van alle leveranciers

• De aankomsttijden

• Het programma

• De starttijden van catering en entertainment

• De verantwoordelijke personen per onderdeel

• Veiligheidsafspraken

• Noodnummers

• Het slechtweerscenario

• De eindtijd en afbouwplanning

Zorg dat niet alleen de organisator, maar ook de belangrijkste leveranciers over de juiste versie beschikken.

Een draaiboek hoeft niet onnodig uitgebreid te zijn. Het moet vooral duidelijk maken wie op welk moment actie onderneemt.

14. Wie houdt het overzicht?

Het inhuren van goede leveranciers betekent nog niet automatisch dat het evenement als geheel soepel verloopt.

Tijdens de voorbereiding en uitvoering is iemand nodig die het overzicht houdt en beslissingen neemt.

Denk aan vragen zoals:

• Wie bepaalt de definitieve terreinindeling?

• Wie controleert of alle stroombehoeften zijn meegenomen?

• Wie stuurt leveranciers tijdens de opbouw aan?

• Wie bewaakt het programma?

• Wie lost problemen op zonder de opdrachtgever ermee te belasten?

• Wie controleert of alles veilig en volgens planning verloopt?

Een centrale productieplanning brengt de gekozen onderdelen bij elkaar. We spreken duidelijk af wie welke werkzaamheden en contacten verzorgt, ook wanneer jullie zelf een leverancier betrekken.

Festival Op Locatie helpt met de samenstelling en verzorgt de afgesproken productie. Van inrichting en techniek tot bar, catering en entertainment: we nemen op wat jullie evenement nodig heeft.

Bekijk onze mogelijkheden voor bedrijfsfeesten en bedrijfsfestivals.

Hoe lang van tevoren moet je beginnen?

Voor een kleiner bedrijfsfestival is enkele maanden voorbereiding vaak haalbaar. Bij grotere evenementen, populaire data of complexe locaties is meer voorbereidingstijd verstandig.

Begin zo vroeg mogelijk wanneer:

• Een vergunning nodig kan zijn

• Er grote tenten of tijdelijke constructies nodig zijn

• Het evenement in het voorjaar of de zomer plaatsvindt

• Je specifieke foodtrucks, artiesten of leveranciers wilt vastleggen

• De locatie nog volledig moet worden onderzocht

Vroeg beginnen geeft meer keuze en voorkomt dure oplossingen onder tijdsdruk.

Jullie bedrijfsfeest samenstellen

Een bedrijfsfestival op eigen locatie organiseren geeft veel vrijheid, maar vraagt ook om ervaring, voorbereiding en centrale regie.

Festival Op Locatie organiseert bedrijfsfeesten door heel Nederland, primair op jullie eigen locatie. We helpen kiezen en brengen de afgesproken onderdelen samen in één plan. Een verzorgde bar of cateringopdracht kan ook zelfstandig worden aangevraagd.

We begeleiden de voorbereiding, plannen de opbouw en verzorgen de afgesproken uitvoering en afbouw. Jullie houden overzicht en hebben tijdens het feest ruimte voor de gasten.

Festival samenstellen: vertel ons jullie plannen. We streven ernaar binnen één werkdag te reageren.

Bekijk alle mogelijkheden.

Lees hoe onze aanpak werkt.