Algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden ROBER Events V.O.F.

Handelsnamen: ROBER Events / Festival op Locatie

Versie: 22 januari 2026

1. Toepassing

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, overeenkomsten en leveringen van ROBER Events V.O.F.
Afwijkingen zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn bevestigd door ROBER Events.
De opdrachtgever accepteert deze voorwaarden door het aangaan van een overeenkomst of het bevestigen van een offerte.

2. Offertes en overeenkomsten

Offertes zijn geldig tot 30 dagen na offertedatum, tenzij anders vermeld.
Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders aangegeven.
Een overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever een schriftelijk akkoord geeft (per e-mail geldt ook als schriftelijk).

3. Betaling

Na akkoord op de offerte wordt een aanbetaling van 40% van het totaalbedrag gefactureerd. Deze dient binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan.
Het resterende bedrag wordt 2 maanden vóór aanvang van het evenement gefactureerd en dient binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn voldaan.
Indien het evenement binnen 2 maanden na akkoord plaatsvindt, wordt 100% van het totaalbedrag direct gefactureerd en dient dit binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan.
De datum van het evenement wordt pas definitief gereserveerd nadat de aanbetaling is ontvangen.

Eventuele meerkosten als gevolg van extra uren, extra drank, aanvullend personeel of andere wijzigingen worden na afloop d.m.v. een nacalculatie gefactureerd en dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan.
Bij niet-tijdige betaling is ROBER Events gerechtigd haar werkzaamheden op te schorten, zonder dat dit leidt tot aansprakelijkheid of schadevergoeding.
Bij te late betaling is de opdrachtgever de wettelijke rente verschuldigd, vermeerderd met redelijke buitengerechtelijke incassokosten.

4. Annulering door opdrachtgever

Annulering dient altijd schriftelijk te gebeuren.
Bij annulering gelden de volgende vergoedingen:
Tot 6 maanden vóór het evenement: 10% van het totaalbedrag
Tot 60 dagen vóór het evenement: 25% van het totaalbedrag
Tot 30 dagen vóór het evenement: 50% van het totaalbedrag
Binnen 30 dagen vóór het evenement: 100% van het totaalbedrag
Ingekochte materialen, catering, artiesten of personeel die niet meer kosteloos geannuleerd kunnen worden, worden altijd volledig doorbelast.
Bij verplaatsing van het evenement kan ROBER Events, uitsluitend in overleg, besluiten (een deel van) de reeds betaalde kosten te verrekenen met een nieuwe datum. Verplaatsing is afhankelijk van beschikbaarheid.
Van een annulering is niet alleen sprake wanneer het evenement geheel of gedeeltelijk vervalt, maar ook wanneer het aantal gasten meer dan 10% negatief afwijkt van het bij akkoord op de offerte gereserveerde aantal.
Voor alle pakketten en overeenkomsten geldt een minimale rekenbasis van 50 personen. Het overeengekomen aantal personen vormt de basis voor de prijsberekening. Een negatieve afwijking van maximaal 10% kan uitsluitend leiden tot een aanpassing van het variabele kostendeel, met dien verstande dat de rekenbasis nimmer lager wordt dan 50 personen. Een lager feitelijk aantal aanwezige gasten op de dag van het evenement geeft geen recht op verdere prijsverlaging.
Tot 10 dagen vóór het evenement kan het definitieve aantal gasten worden doorgegeven, met een maximale negatieve afwijking van 10%. Dit aantal geldt als definitief voor de eindfactuur. Indien het aantal gasten op de dag van het evenement hoger ligt dan het definitieve aantal, wordt het meerdere achteraf gefactureerd tegen de overeengekomen prijs per persoon.

5. Annulering of wijziging door ROBER Events

ROBER Events mag het evenement annuleren of verplaatsen bij omstandigheden buiten haar invloed (zie artikel 6 – Overmacht).
In dat geval wordt gezocht naar een redelijke oplossing, zoals verplaatsing of (gedeeltelijke) terugbetaling van niet-uitgevoerde onderdelen, voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is.

6. Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan: iedere omstandigheid buiten de wil van ROBER Events die uitvoering van de overeenkomst tijdelijk of blijvend onmogelijk maakt.
Voorbeelden: extreme weersomstandigheden, pandemieën, stakingen, overheidsmaatregelen, brand, ziekte van personeel, of uitval van nutsvoorzieningen.
Bij overmacht heeft de opdrachtgever geen recht op schadevergoeding.
ROBER Events zal zich inspannen om het evenement alsnog uit te voeren of te verplaatsen.

7. Aansprakelijkheid

ROBER Events is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuist of onkundig gebruik van materialen, onveilige situaties op de locatie of nalatigheid van de opdrachtgever, diens gasten of andere derden.
ROBER Events is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van gedragingen of nalatigheid van door ROBER Events ingeschakelde derden, zoals barpersoneel, beveiliging, technici of andere leveranciers, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van ROBER Events.
De aansprakelijkheid van ROBER Events is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van ROBER Events wordt uitgekeerd, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico. Indien de verzekering geen uitkering doet, is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de overeenkomst waarop de schade betrekking heeft.
Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, bedrijfsschade of gederfde winst is uitgesloten, voor zover wettelijk toegestaan.
De opdrachtgever is aansprakelijk voor alle schade aan materialen en eigendommen van ROBER Events, alsmede aan materialen en eigendommen die door ROBER Events ten behoeve van het evenement zijn ingehuurd, indien deze schade is veroorzaakt door de opdrachtgever, diens gasten of andere derden die zich op of rond het evenement bevinden. Eventuele kosten voor herstel, vervanging of doorbelasting door leveranciers komen volledig voor rekening van de opdrachtgever, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

8. Vergunningen en veiligheid

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het aanvragen van vergunningen en meldingen bij de gemeente, tenzij ROBER Events dit schriftelijk heeft overgenomen.
De opdrachtgever zorgt dat de locatie veilig en toegankelijk is voor op- en afbouw.
Indien de locatie niet voldoet aan veiligheids- of stroomvoorzieningen, mag ROBER Events werkzaamheden opschorten.
Bij evenementen waarbij alcohol wordt geschonken, blijft de opdrachtgever verantwoordelijk voor naleving van de Alcoholwet en leeftijdscontrole, tenzij ROBER Events schriftelijk de verantwoordelijkheid hiervoor heeft overgenomen.

9. Weersomstandigheden

De opdrachtgever is zich ervan bewust dat weersomstandigheden invloed kunnen hebben op het verloop van het evenement.
ROBER Events is niet aansprakelijk voor annulering of vertraging door weersomstandigheden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

10. Levering in gedeelten

Indien bepaalde onderdelen van het evenement (zoals catering, artiesten of techniek) door derden worden geleverd, kan ROBER Events niet aansprakelijk worden gehouden voor vertragingen of uitval daarvan.

11. Materiaal en eigendom

Alle door ROBER Events geleverde materialen blijven eigendom van ROBER Events, tenzij schriftelijk verkocht.
De opdrachtgever is verplicht zorgvuldig om te gaan met geleend of gehuurd materiaal.

12. Beeldmateriaal

ROBER Events mag tijdens evenementen foto’s of video’s maken ter promotie, tenzij de opdrachtgever dit vooraf schriftelijk verbiedt.
Opdrachtgevers mogen dit materiaal delen mits duidelijk wordt verwezen naar ROBER Events of Festival op Locatie.

13. Klachten

Klachten over de uitvoering of facturatie dienen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 2 dagen na het evenement, schriftelijk te worden gemeld. Na deze termijn vervalt het recht op reclamatie.

14. Toepasselijk recht

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden bij voorkeur in overleg opgelost. Indien dit niet lukt, worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter, waarbij voor zakelijke opdrachtgevers de rechtbank Amsterdam bevoegd is.